サービスの紹介

基本対応

おまかせ電話代行の基本サービス

おまかせ電話代行オペレータは全員電話応対やビジネスマナーについて社内外の研修を受け、資格を保持しておりますので安心しておまかせください。
基本対応は、【折返し対応】または【伝言対応】となります。
【折返し対応】とは「後ほど担当者から折返しご連絡します」と対応します。
【伝言対応】とは折り返しは不要で伝言を依頼された場合の対応です。
お客様の会社名、お名前、ご連絡先、ご用件をお伺いし、対応メールにて報告いたします。
(状況によりお伺いできないこともあります)

選択可能な市外局番

エリア 市外局番
東京(23区) 03
千葉(千葉市) 043
神奈川(川崎市) 044
神奈川(横浜市) 045
埼玉(さいたま市) 048
愛知(名古屋市) 052
大阪(大阪市) 06
IP電話 050

基本対応例

質問者の写真

お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます

解答者の写真

お世話になっております、△△株式会社の■■です

質問者の写真

■■様、お世話になっております

解答者の写真

◎◎様はいらっしゃいますか?

質問者の写真

申し訳ございません、◎◎は外出しております。よろしければ後ほど◎◎より折返しご連絡させていただきますので、 お客様のお電話番号を教えていただけますでしょうか?

解答者の写真

はい、お願いします。03-1234-5678です

質問者の写真

△△株式会社の■■様で、03-1234-5678でございますね

解答者の写真

よろしくお願いします

質問者の写真

かしこまりました。お電話ありがとうございました。失礼いたします

質問者の写真

お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます

解答者の写真

お世話になっております、△△株式会社の■■です

質問者の写真

■■様、お世話になっております

解答者の写真

◎◎様はいらっしゃいますか?

質問者の写真

申し訳ございません、◎◎は外出しております

解答者の写真

では打ち合わせの件でメールを送りますと伝言をお願いします

質問者の写真

かしこまりました。打ち合わせの件でメールいただけるとのことですね。◎◎に確認するよう申し伝えます

解答者の写真

よろしくお願いします

質問者の写真

お電話ありがとうございました。失礼いたします

カスタマイズ対応

基本対応以外にもお客様のご希望に合った対応方法をカスタマイズしてオペレータに対応させることも可能です。
例えば、扱っている商品についてお問い合わせの多い質問と答え、会社までの道案内や年末年始・夏季休業などの日程をあらかじめ用意しておけば、オペレータだけで対応を完結させることができ、折返し対応をする必要がなくなります。
スポットの予定や出張などのスケジュールにも対応可能です。
※Q&A機能がついているスタートプラン以上のみ

事業内容のヒアリング

ヒアリング

対応プラン:

新規お申込み後に担当から事業内容や対応方法についての確認でヒアリングのお電話があります。
その際にご希望の対応がありましたらご相談ください。
内容やお客様へのヒアリング項目数によりまして、Q&Aやカスタマイズの設定をご案内させていただきます。

Q&A設定

Q&A設定

対応プラン:

スタートプラン以上にはQ&A機能がついていますので、あらかじめお問い合わせの多い質問と答えを設定しておけばオペレータだけで対応を終わらせられるので、忙しい中折返しの対応に時間を割く必要もなくなりますし、かけてこられたお客様にもすぐ返答ができるので安心感を与えられます。
Q&A設定は管理画面内の対応内容の編集からいつでも確認したり、変更・追加・削除をしていただくことができ、入力した情報はリアルタイムで更新され、オペレータが確認できます。わざわざご連絡の必要もないので簡単です。

例1)Q:○○という商品について A:税込み2000円。HPからの申し込みは割引があるのでHPをすすめてください。
例2)Q:17時以降の折返し希望 A:「申し訳ございませんが、明日以降のご連絡となりますのでご了承ください」と案内
例3)Q:セミナーのキャンセル希望 A:担当者から連絡しますので、受講者番号を確認してください
※ お名前・折返し先電話番号は必ず聞きますので記載不要です
例4)Q:2016年GWの休みについて A:4/29(金)~5/5(木)までお休みなので折り返しは5/6(金)以降になります

カスタマイズ対応

Q&A設定

対応プラン:

ベーシックプランとビジネスプランはカスタマイズ対応が可能なので、さらにヒアリング項目が多いような、商品注文や返品希望、資料請求や取材依頼受付・求人受付なども対応することができます。
ご希望の際は担当からお電話で内容を詳しく確認させていただきますので、間違いがなく安心です。
なおヒアリング項目数や内容によって1コール単価を設定させていただきます。

例1)取り扱いのある商品の注文受付→ご希望の商品名・数量・お名前・ご連絡先・お届け先住所を確認し、入金方法までご案内
例2)返品希望→返品する理由・商品名・受注番号・お名前・ご連絡先・登録のメールアドレスを確認し、メール返信対応
例3)取材依頼→取材内容・希望日時・媒体名・会社名・お名前・連絡先・FAX番号を確認し、折返し対応

対応内容の確認

オペレータが受けた対応内容は即時ご登録のメールアドレスに配信いたしますので、外出先でもすぐ携帯などで確認していただけます。
また対応履歴画面からは、今月の合計本数や無料コールの回数も一目で確認でき、過去の対応内容をさかのぼって確認することもできます。

メール確認

Q&A設定

対応プラン:

オペレータが対応後、対応内容をご登録の通知先メールアドレスにすぐにメールで配信します。
基本対応ではお客様の会社名・お名前・ご連絡先・ご用件を確認し、報告いたします。
(状況によりお伺いできないこともあります)
なお、登録できるメールアドレス数はプランによって異なります。

管理画面から確認

Q&A設定

対応プラン:

管理画面からオペレータが対応した履歴が直近50件分一覧で見られるので、いつでも詳細を確認することができます。
どのようなお問い合わせが多いかを確認して、よくあるお問い合わせ内容をQ&Aに設定すれば、オペレータで対応が完結できるようになり効率的です。
また、今月の合計対応件数も表示されていますので、無料コールの目安に便利です。

転送電話

転送電話の機能もついていますので、かかってきた電話をオペレータで対応せず、お客様の携帯電話や固定電話に転送してご自身で対応することができます。
転送先を指定したり、オペレータに設定する方法は、管理画面の各種機能からリアルタイムで無料で設定が可能です。
また、あらかじめ操作元番号として登録してある携帯電話などから発信操作による変更もできます(1回13pt)。

提供番号で発信

発信

対応プラン:

お客様の提供番号を表示させて発信することもできます。
あらかじめ操作元番号として登録してある携帯電話や固定電話から、パスワードを入力して発信することで提供番号を相手先に通知して電話を発信することができます。
外出先から折返し対応する時などに便利です。

時間外ガイダンスへ転送

時間外ガイダンス

対応プラン:

ご希望のお客様は、オペレータ営業時間の平日9時~18時以外の時間を自動で時間外ガイダンスに切り替えることができます。営業時間内であってもオペレータで対応せずに時間外ガイダンスに転送させることもできます。夏季休業や年末年始など、お客様の長期不在時などに有効です。

料金明細の確認

通話明細の確認

通話明細

対応プラン:

お客様が電話代行オペレータの対応以外で、転送電話や提供番号発信機能をご利用頂いた場合に発生した通話料金や発着信番号を最大50件一覧とCSVでダウンロードして閲覧することができます。

ナンバーポータビリティ

お客様が現在ご使用している電話番号を、そのままおまかせ電話代行の番号としてご利用する機能です。
今使っている固定電話の番号のままおまかせ電話代行の機能を使いたい場合や、どうしても転居の際に電話番号を変えたくない時に便利です。
ナンバーポータビリティ(以下、NP)が可能なエリア(市外局番)や回線(キャリア)などの条件がありますので、下記よりご確認ください。
尚、お問い合わせフォームやお電話にて、NP可能かどうか事前にお調べする事も可能ですので、お気軽にお問い合わせくださいませ。

ナンバーポータビリティが可能な条件

確認項目 可能な条件
回線の確認 ナンバーポータビリティが可能な番号は、NTTの通常のアナログ回線かINS、ISDN回線で契約された番号である必要があります。ソフトバンクやau等の光回線で取得した番号はナンバーポータビリティできません。ただし、元々NTTのアナログ、INS、ISDN回線で契約した電話番号で、現在の契約がソフトバンクやau等の回線であればナンバーポータビリティが可能です。
市外局番の確認 ナンバーポータビリティが可能な市外局番は以下の通りです。03(東京)、043(千葉市内)、044(川崎市内)、045(横浜市内)、048(さいたま市内)、052(名古屋市内)、06(大阪市内)
親番号、子番号の確認 NTTのアナログ回線、INS、ISDN回線には、「親番号」と「子番号」があります。もしも「親番号」でナンバーポータビリティをすると、「子番号」は全て強制的に解約となります。「子番号」をFAX等に使用していないか、申請の前にご確認ください。
必要日数の確認 申込み手続きからナンバーポータビリティの登録までに2週間ほどかかります。祝日を除く平日であれば2週間以上前のお申込みで登録の日程を指定する事が可能です。
電話加入権の確認 電話加入権がある回線の場合は、ナンバーポータビリティする際に、NTTより2,100円の解約工事料金が請求されます。
費用の確認 ナンバーポータビリティは1つの番号に付き、費用として8,980円(pt)を消費します。
申請に必要な情報の確認
  • ナンバーポータビリティしたい番号
  • 子番号か親番号か
  • 申請する番号の回線にある、その他の電話番号
  • 申請する番号の回線のキャリア(NTT、ソフトバンクなど)
  • 回線の名義人
  • 回線の名義人の住所
  • 申請する番号の現在の利用住所
  • ナンバーポータビリティ後の回線処理(解約か継続利用)
  • 希望工事日

ナンバーポータビリティを利用する手順

  1. Toonesアカウントを取得し、HPトップより本人確認をご申請ください。
     その後、管理画面のナンバーポータビリティ申込みメニューよりお申込みを行います
  2. お申し込み後、ナンバーポータビリティの工事日が確定したらメールでご連絡いたします。
    (申請から工事日の確定まで、平日営業日で3~4日程度お時間が掛かります。)
  3. 工事日までにToonesポイントをチャージします。
  4. 工事日以降、ナンバーポータビリティした番号でおまかせ電話代行の使用が可能になります。